Case 3 - Bröker + Partner

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Case 3

Immobilienmanagement transparent
und effektiv gestalten

MEHR RAUM FÜR ZUSAMMENARBEIT

Branche: Immobilien, ca. 250 Mitarbeiter, Bereich: Führungsebene

Projektdauer: 1 Jahre, Beratungsleistung: Organisationsentwicklung, 1 Berater

Im Spannungsfeld zwischen Politik und Immobilienwirtschaft ist eine städtische Immobiliengesellschaft seit 80 Jahren erfolgreich. Unter anderem durch eine Zusammenlegung mit zwei weiteren Gesellschaften sind das Portfolio und die Komplexität der Organisation in den letzten Jahren stark gewachsen.

Für den reibungslosen Ablauf des operativen Geschäfts ist Transparenz über Prozesse und Verantwortlichkeiten dringend erforderlich.

Zur Aufnahme und Darstellung der Kernprozesse moderiert Bröker + Partner Workshops mit beteiligten Führungskräften und Mitarbeitern. Prozessverläufe, Aufgaben und Verantwortlichkeiten werden in Flussdiagrammen und einer RACI-Matrix visualisiert.

Um Transparenz über die Schnittstellen und eine einheitliche Sichtweise zu unterstützen, moderiert Bröker + Partner bereichsübergreifende Schnittstellenworkshops auf Basis der erarbeiteten Prozesse.

Die Kernprozesse sind beschrieben und werden von den Mitarbeitern als Leitfaden des eigenen Handelns und der Zusammenarbeit mit benachbarten Abteilungen genutzt.

Eine RACI-Matrix mit allen Aufgaben und Verantwortlichkeiten der Organisation wird zur Erstellung passender Funktionsbeschreibungen genutzt und schafft Transparenz in kritischen Zertifizierungsverfahren. Das Silodenken der zusammengelegten Gesellschaften ist signifikant zurückgegangen.

START: IST

Keine Transparenz bei übergreifenden Verantwortlichkeiten. Hohe Reibungsverluste durch unklare Prozesse. Unzureichende Kommunikation über Bereichsgrenzen.

ZIEL: SOLL

Aufnahme und Darstellung der Kernprozesse, Verantwortlichkeiten und Schnittstellen aller Abteilungen.

UMSETZUNG

Workshops zur Prozessvisualisierung und Schnittstellendefinition mit Führungskräften und Mitarbeitern. Visualisierung der Ergebnisse in Flussdiagrammen und einer RACI-Matrix.

AUSWERTUNG / ERGEBNISSE

Das operative Geschäft wird durch klar beschriebene Prozesse gesteuert. Reibungsverluste an den Bereichsschnittstellen sind signifikant reduziert.

LESSONS LEARNED

Ein entscheidender Erfolgsfaktor war die bereichsübergreifende Zusammensetzung der Workshopgruppen. Das gemeinsame Erarbeiten der wichtigsten Kernprozesse führte schon früh im Projekt zu einer intensiven Auseinandersetzung mit den wichtigsten Herausforderungen. Zu klärende Fragen und kritische Schnittstellen wurden schnell aufgedeckt und durch die verantwortlichen Teams selbst definiert. Dieses hohes Commitment der Mitarbeiter und konsequente Nutzung der Prozessflussdiagramme im täglichen Geschäft trugen maßgeblich zum Erfolg des Projekts bei.